供热合同数字化实践
发展背景
供热合同，是用户与供热单位签订的合同，供热作为每年华北地区冬季必需的公共服务，各地供热政策中出台了用热户和供热企业签订供热合同的要求。供热合同用于明确供热主体，明确供、用热双方的权利义务和责任关系。通过双方建立的合同关系来解决供需双方的需求。
电子合同的前世和今生
在电子合同发展前，供热企业早就应用了非常成熟的纸质合同，每年供热期开始前，供热企业会和尚未签订合同的用热户签订供热合同，合同会根据不同客户性质来决定合同服务周期，一般面积类客户的合同服务周期是五年至长期，热计量类客户的合同服务周期是一年。需要用热户携带本人有效身份证件、房产证件到线下大厅面签，工作人员需要人工核对身份、检验合同签订正确性、合规性。企业规模不断发展壮大，人员层级多、跨区域的供热服务愈发明显，供热企业在纸质合同管理上面临着不少困难：
- 人事管理层级多 ：风险控制困难，合同权限如何管控；
- 人员数量基数大：人力成本高，合同数量、合同需求增加，人力物力等成本难以控制；
- 沟通协同困难：协作效率低，合同审批、盖章、归档受限于时间、区域、人员限制。
面对这些困难，加之近几年疫情突发，很多企业也开始寻求线上无接触签订和电子化合同管理方式。早在2005年，《电子签名法》颁布标志以电子签名为核心的数字化合同管理时代拉开序幕，区块链、安全加密技术等互联网技术的发展与普及，传统线下服务模式向线上便捷服务模式转型引发了新的数字化办公需求增加，促进了合同电子化、数字化的发展步伐。
电子合同合法性探究
电子合同作为互联网技术下的新形式载体，它是否具有同纸质合同相同的法律效力呢？ 这可能是很多人心中的疑问，我们共同来看下。
《合同法》的规定：
- 第十条 当事人订立合同，有书面形式、口头形式和其他形式。法律、行政法规规定采用书面形式的，应当采用书面形式。当事人约定采用书面形式的，应当采用书面形式。
- 第十一条 书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。
《电子签名法》也规定了在数据电文生成、鉴别、电子签名可靠性方面的合法性：
- 第四条 能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的数据电文，视为符合法律、法规要求的书面形式。
- 第五条 符合下列条件的数据电文，视为满足法律、法规规定的原件形式要求：（一）能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用；（二）能够可靠地保证自最终形成时起，内容保持完整、未被更改。但是，在数据电文上增加背书以及数据交换、储存和显示过程中发生的形式变化不影响数据电文的完整性。
- 第六条 符合下列条件的数据电文，视为满足法律、法规规定的文件保存要求：（一）能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用；（二）数据电文的格式与其生成、发送或者接收时的格式相同，或者格式不相同但是能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容；（三）能够识别数据电文的发件人、收件人以及发送、接收的时间。
- 第十三条 电子签名同时符合下列条件的，视为可靠的电子签名：（一）电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有；（二）签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；（三）签署后对电子签名的任何改动能够被发现；（四）签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。当事人也可以选择使用符合其约定的可靠条件的电子签名。
- 第十四条 可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。
有了国家法律的支持，我们了解了电子合同是被法律认可一种合同形式。
合同数字化实践
众齐软件目前接触到的合同形式为：纸质合同、电子合同。那么在哪些场景下应用，建设什么样的合同管理体系呢？
电子合同签订
合同签订渠道：线上（微信、官网等）、线下。
企业自制合同
线上
- 线上合同签订入口
- 合同预览，阅读并同意后，线上电子签字
线下
- 手动发起签字请求
- 签字版合同预览，阅读并同意后，签字版签字
由电子合同提供商提供合同
线上
- 线上合同签订入口
- 合同预览
- 首次实名验证、二次意愿认证，认证通过后
- 线上电子签字
- 生成合同文件，记录合同整个签订过程信息
线下
- 发送合同签订短信
- 点击短信链接，合同预览
- 首次实名验证、二次意愿认证，认证通过后
- 线上电子签字
- 生成合同文件，记录合同整个签订过程信息
合同管理
合同基本信息管理
- 线下提供合同，填写合同必要信息，签订
- 线下管理客户签名、企业盖章、纸质合同
- 签订后，登记合同是否签订，合同签订日期
合同核心信息管理，到期提醒管理
- 线下提供合同，填写合同必要信息，签订
- 线下管理客户签名、企业盖章、纸质合同
- 签订后，系统内登记合同是否签订，合同签订日期，合同服务周期
- 根据服务周期，系统给予到期提醒
合同文件及合同核心信息管理
- 电脑端打印合同入口，自动填写合同必要信息
- 打印机打印合同
- 线下签订合同
- 签订后，上传合同附件或扫描件，登记合同核心信息
全生命周期合同管理
